Voor een autogroep telt elke dag. Elk uur in de werkplaats, elke verkochte wagen en elke beslissing kan een directe impact hebben op de resultaten.
Dat was precies de uitdaging waar RMGA voor stond: een Belgische autogroep actief in Waals-Brabant en Henegouwen, met ongeveer 20 concessies en meer dan 350 medewerkers.
Een herkenbaar probleem… maar met grote impact
Lange tijd kreeg RMGA pas inzicht in zijn prestaties bij het begin van elke maand. Zo bijvoorbeeld waren de resultaten van februari pas zichtbaar begin maart.
Het management taste in het duister en wist niet (had geen duidelijk zicht op):
- of de werkplaatsen hun doelstellingen haalden
- hoe de prestaties zich tijdens de maand ontwikkelden
- waar onmiddellijk actie vereist (nodig) was
De nood was dus duidelijk: de activiteiten dagelijks kunnen opvolgen, in plaats van achteraf te analyseren.
De ontdekking van Power BI
Tijdens een Europese aftersalesmeeting hoorde Olivier Verheyden voor het eerst over Power BI. Het idee was eenvoudig, maar krachtig: gegevens rechtstreeks uit de interne systemen halen en dashboards maken die automatisch dagelijks worden geüpdatet.
Voor Olivier, After Sales manager bij RMGA, was dat een echte eye-opener.
“Toen ik hoorde wat er mogelijk was, had ik echt sterren in mijn ogen.”
Het project kreeg al snel vorm, met één duidelijk doel: rapportering bouwen die de realiteit van het bedrijf in realtime weerspiegelt.
Een beslissende ontmoeting met elem3nts
Via een interne aanbeveling kwam RMGA in contact met elem3nts.
Vanaf de eerste gesprekken werd duidelijk dat er een goede match was. Het team van elem3nts begreep snel de uitdagingen van RMGA en de technische complexiteit van het project:
- een complexe database
- meerdere systemen
- data in verschillende talen
- en zeer specifieke KPI’s voor de automobielsector
Ondanks die complexiteit werden de eerste dashboards snel ontwikkeld.
“Sylvio begreep heel snel wat we wilden bereiken en hoe we dat konden realiseren.” Aldus olivier Verheyden.
Dashboards die het sturen van de organisatie veranderen
Vandaag is Power BI een essentieel hulpmiddel binnen RMGA. De dashboards combineren gegevens uit verschillende bronnen:
- ICAR, het DMS voor de aftersalesactiviteiten
- een intern ERP-systeem voor de verkoop van nieuwe voertuigen
- Sage voor de financiële gegevens
Dankzij deze centralisatie beschikt RMGA nu over een duidelijk en actueel overzicht van de prestaties. De teams kunnen in realtime onder andere opvolgen:
- omzet van de werkplaatsen
- prestaties van mecaniciens
- verkoopresultaten
- financiële indicatoren
Snelle adoptie binnen de organisatie
In het begin gebruikten slechts vijf medewerkers de dashboards. Vandaag raadplegen ongeveer 40 medewerkers dagelijks de rapporten, waaronder:
- het directiecomité
- vestigingsmanagers
- coördinatoren
- aftersalesverantwoordelijken
Om de adoptie te versnellen, organiseerde RMGA interne opleidingen waarin medewerkers leerden:
- filters gebruiken
- rapporten interpreteren
- dashboards efficiënt analyseren
Het resultaat is duidelijk voor Olivier en zijn collega’s
“Vandaag kan niemand nog zonder. Iedereen wacht op de dagelijkse update van de cijfers.”
Meer dan een project: een langdurige samenwerking
De samenwerking tussen RMGA en elem3nts ging verder dan enkel het bouwen van dashboards. Ze groeide uit tot een langdurig coachingtraject. Het RMGA-team ontwikkelde geleidelijk eigen Power BI-kennis, terwijl ze voor complexere vraagstukken blijven rekenen op de expertise van elem3nts.
Dat gaat onder andere over:
- technische vraagstukken oplossen
- rapporten verbeteren
- nieuwe KPI’s ontwikkelen
(Volgens) Of in de woorden van Olivier Verheyden:
“Sylvio kent Power BI door en door. Hij heeft altijd een oplossing en komt vaak met verbeteringen waar wij zelf nog niet aan gedacht hadden.”
En de toekomst?
RMGA blijft groeien en wil zijn netwerk van concessies verder uitbreiden.
Met die groei zal ook het volume aan data toenemen en worden rapportering en analyses nog belangrijker.
Maar één ding staat vast:
Data speelt vandaag een centrale rol in de manier waarop RMGA zijn organisatie stuurt en vormt de basis voor hun besluitvorming.
En Power BI blijft een belangrijke motor om die groei te ondersteunen.